Quản lý thời gian là kỹ năng mềm quan trọng giúp một người làm việc hiệu quả, năng suất cao. Người quản lí tốt thời gian của mình sẽ có nhiều hơn các cơ hội làm việc thu được thành tựu đáng kể. Điều này cũng chứng tỏ họ có tinh thần kỉ luật cao, linh hoạt, biết sắp xếp kế hoạch công việc khoa học.
Ngược lại, một số người vẫn còn mắc các sai lầm khi quản lí thời gian làm cho công việc kém hiệu quả. Dưới đây là một số sai lầm nghiêm trọng trong quản lý thời gian khiến thời gian của bạn trôi qua một cách vô ích.
Không đặt rõ mục tiêu cá nhân
Trong công việc, mục tiêu chính là đích đến, là định hướng, là động lực để bạn phát huy nguồn lực và tìm cách thực hiện được. Muốn làm việc hiệu quả, bạn cần đặt ra mục tiêu cụ thể rõ ràng bằng cách phân chia mục tiêu ngắn hạn, dài hạn và ấn định thời gian cụ thể. Chẳng hạn tháng, 1 năm, 2 năm thậm chí 5 năm.
Tuy nhiên, một số người bỏ sót hoặc không hiểu được tầm quan trọng của mục tiêu. Điều này dễ làm họ bị xao nhãng công việc hoặc làm nhưng thiếu định hướng. Sai lầm này cần được tránh nếu không bạn sẽ khó đạt được thành tích đáng kể mang tính bước ngoặc.
Không lên danh sách việc cần làm
Nếu không có bảng danh sách việc cần làm (To do list) bạn sẽ dễ bị rối. Để quản lý tốt thời gian – điều mà các ứng viên tìm việc làm nhanh tại Hà Nội hay TPHCM cần có để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng, bạn cần phải lên danh sách các việc cần làm như theo thứ tự thời gian, mức độ cần thiết của công việc. Điều này đảm bảo cho bạn không bỏ sót công việc.
Để công việc được thực hiện dễ dàng, bạn nên đặt ra các bước và thời gian hoàn thành cụ thể. Nếu không có thời hạn bạn sẽ dễ dàng trì hoãn và gây lãng phí thời gian.
Không sắp xếp thứ tự ưu tiên
Thứ tự ưu tiên rất quan trọng khi quản lý thời gian. Điều này giúp cho những việc quan trọng, mang tính chất quyết định được ưu tiên thực hiện trước.
Hãy xác định nhiệm vụ nào có giá trị ảnh hưởng cao, sau đó tô đậm, đặt màu nổi bật hoặc sắp xếp các thứ tự hàng đầu cho những việc này. Ngoài ra bạn cũng nên dành nhiều thời gian hơn cho công việc này để đảm bảo sẽ thực hiện tốt hơn, cẩn thận hơn vì nó mang tính chất quyết định.
Không dành ra các khoảng thời gian trống
Điều quan trọng khi quản lý thời gian là bạn nên dành ra một số thời gian trống. Những khoảng thời gian này sẽ giúp bạn hoàn thành các công việc chưa kịp, giải quyết những vấn đề phát sinh, kiểm soát tổng quát lại tình hình. Ngoài ra nó còn đơn giản là để nghỉ ngơi, thư giãn nạp năng lượng để làm việc sáng tạo và hiệu quả hơn cho nhiệm vụ tiếp theo. Nếu không có các khoảng thời gian trống này bạn sẽ dễ bị hụt hơi vì phải làm việc liên tục.
Trì hoãn việc mình không thích làm/ không hứng thú
Rất nhiều người có thói quen làm việc theo cảm tính. Họ ưu tiên chọn những việc mình yêu thích, chừa lại nhiệm vụ không thích mà không nhận thức được rằng tất cả công việc cần được thực hiện đúng như quy trình của nó. Đôi khi họ còn đặt ra kế hoạch nhưng chần chừ chưa bắt tay vào làm chỉ vì lười biếng hoặc chưa có hứng thú.
Đây thực sự là dấu hiệu của người dễ thất bại. Để đạt năng suất tốt, bạn nên tránh cách làm việc thiếu chuyên nghiệp này. Đừng tìm lí do để trì hoãn mà hãy bắt tay vào hành động ngay, làm việc nghiêm túc cả với nhiệm vụ mình không thích. Có như vậy bạn mới thực hiện tốt được kế hoạch và không bỏ phí thời gian.
Ôm đồm/ Nhận quá nhiều công việc cùng lúc
Một số người cho rằng làm một lúc nhiều nhiệm vụ là đang tận dụng và tiết kiệm thời gian hiệu quả. Tuy nhiên đây là một sai lầm khá nghiêm trọng. Ôm đồm sẽ làm bạn giảm hiệu suất làm việc, dễ mắc các sai sót khiến tinh thần căng thẳng.
Các sai lầm về cách quản lý thời gian trên là điểm mấu chốt mà bạn nên nhận thức rõ để khắc phục. Khi khắc phục được, bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt rất lớn đó là mình làm việc hiệu quả hơn, thoải mái hơn.
Đặng Hảo
