Các vai trò phức tạp và linh hoạt hơn cùng với khối lượng công việc ngày càng tăng đang thúc đẩy nhân viên trong nhiều ngành khác nhau liên tục tìm kiếm các phương pháp năng suất tại nơi làm việc.
Làm thế nào để làm việc hiệu quả là một trong những chủ đề được tìm kiếm nhiều nhất bởi các nhân viên thời hiện đại cũng như là yêu cầu của hầu hết các tin đăng việc làm từ tuyển dụng tiếng Nhật, tiếng Anh hay bất kỳ ngành nghề nào khác. Nếu áp dụng tốt một số công nghệ dưới đây, bạn sẽ đạt được điều đó.
Sử dụng công cụ hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc
Bạn có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ, ví dụ như Todoist. Đây là phần mềm hoạt động trên nền tảng với các tính năng tập trung vào việc theo dõi và báo cáo năng suất làm việc. Người dùng tạo ra một dự án cần thực hiện và phần mềm giúp phân loại, lên nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, hiệu quả. Phần mềm này còn là giải pháp lí tưởng cho làm việc nhóm bởi nó giúp phân chia công việc, nhiệm vụ rất cụ thể và theo dõi tiến độ cho tất cả thành viên.
Ứng dụng theo dõi thời gian
Một trong những ứng dụng giúp bạn quản lý và theo dõi thời gian là Toggl. Đây là ứng dụng theo dõi thời gian làm việc trong một dự án, nhiệm vụ cụ thể. Ngoài ra nó còn có các tính năng đặc biệt khác như cho phép truy cập vào các báo cáo (báo cáo nhanh, chi tiết, hàng tuần, hàng giờ…), theo dõi quản lí dự án, quản lí nhóm…
Đối với các nhóm nhỏ hay người làm việc tự do, kết nối Toggl với công cụ như Wunderlist, Todoist, Google Drive, Evernote… đều là các phương pháp tiện ích góp phần tăng năng suất làm việc.
Ứng dụng quản lý email
Nếu bạn đang bị “ngập” trong “đống” email thì sử dụng Spark sẽ hỗ trợ bạn khá nhiều trong việc quản lý và làm việc hiệu quả. Spark có khả năng tích hợp để phân tích email nào là quan trọng nhất, giúp người dùng phân loại email và xếp theo thứ tự ưu tiên. Hộp thư đến thông minh của Spark sẽ phân loại sắp xếp email thành các mục như Personal (Các email người dùng cá nhân gửi đến), Notifications (Các email dạng thông báo), Newsletters (Các email được gửi từ các công ty, diễn đàn…), Pin (Các email được ghim), Seen (Email đã đọc) để bạn dễ dàng nắm bắt và xử lí công việc chính xác mà không bỏ sót nội dung quan trọng.
Ứng dụng giúp đặt và theo dõi mục tiêu công việc
Đây là phần mềm giúp người dùng hình dung và đặt ra các mục tiêu có thể đo lường được. Chẳng hạn như bạn đặt mục tiêu là cải thiện sức khỏe, học một ngôn ngữ mới, nghiên cứu một dự án mới… thì nó sẽ giúp bạn tập trung vào mục tiêu, giảm thiểu sự phân tâm để tăng năng suất làm việc.
Beeminder dành cho những người cần một biện pháp mạnh để rèn luyện bản thân vào khuôn khổ. Cụ thể, nếu không hoàn thành được mục tiêu đặt ra thì bạn sẽ bị trừ khoản tiền bạn đã cam kết trả nếu thất bại. Số tiền trả sẽ tăng dần lên nếu bạn tiếp tục không hoàn thành. Đây là một dạng “tự kỉ luật bản thân” và qua đó cũng chính là mẹo tăng năng suất công việc, thúc đẩy bạn nỗ lực hoàn thành mục tiêu đã đặt ra.
Ứng dụng giúp thu thập và lưu trữ thông tin
Bạn có thể lưu trữ mọi dạng thông tin trong Evernote, sắp xếp chúng theo thẻ để dễ dàng quản lí, giúp tiết kiệm thời gian khai thác thông tin để tăng năng suất làm việc hơn. Khi cần phục vụ cho công việc, người dùng tìm kiếm thông tin qua từ khóa, thuật toán nhận dạng, qua ngôn ngữ tự nhiên để dễ dàng thực hiện phục vụ cho công việc.
Các ứng dụng hỗ trợ hữu ích khác
Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm các ứng dụng hữu ích khác để tăng năng suất công việc tùy theo mục tiêu của bạn như: ứng dụng ghi chú (Google Keep), ứng dụng quản lý công việc theo ngày (Microsoft To do); ứng dụng hạn chế thời gian truy cập vào website (StayFocusd); Ứng dụng xây dựng thói quen nhờ hỗ trợ từ cộng đồng (Coach.me).
Công nghệ chính là nền tảng, là phương tiện giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Để trở thành một nhân viên giỏi và thành công, hãy liên tục cập nhật các phần mềm, ứng dụng giúp thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất công việc.
Đặng Hảo
